督促メールの例文と送るタイミング — 期日3日前から最終督促まで、4段階の設計

公開 2026-08-06 ・最終更新 2026-08-24

支払期日を過ぎた取引先がいる。メールの新規作成画面は開いた。けれど、最初の一行が書けない。

BtoBの掛け売り（Net Terms／請求書払い）を始めた事業者が最初にぶつかる壁は、多くの場合ここです。相手は継続して取引したい大事なお客様で、悪意があるとも限らない。強く書けば関係が壊れそうで、弱く書けば伝わらない。そうして数日が過ぎ、気がつけば延滞は30日を超えている。

この記事では、督促メールを「その都度考える文章」から「段階に紐づくテンプレート」に変えるための設計手順と、段階別の文例を整理します。文例はいずれも一例であり、業種・取引条件・相手との関係性に応じて調整することを前提としています。

1. 督促は「文面」より先に「段階」を決める

毎回ゼロから書くから、送るのが遅れる

督促が滞る原因は、担当者の気の弱さではありません。「何日目に、どの強さで送るか」が決まっていないことです。

ルールが無い状態では、送るたびに「今回は強く言うべきか」を判断し直すことになります。判断にはエネルギーが要るので、他の業務に押されて先送りされます。先送りされた分だけ延滞は長期化し、長期化したぶん最初の一通が書きにくくなる。この循環に入ると、督促は事実上止まります。

逆に、段階が先に決まっていれば、担当者がやるのは「今日が何段階目か」を確認して、対応するテンプレートを開き、宛先と金額を差し替えて内容を確認してから送るだけになります。判断のコストがゼロに近づくので、遅れなくなります。

ここで前提になるのが、延滞している債権を滞留日数順に並べた表です。何社も同時に延滞していると、段階が決まっていても「今日はどの取引先から手をつけるか」で止まります。この並べ替えを担うのが売掛金のエイジング（債権年齢表）で、区分の切り方と起点の決め方は売掛金のエイジングとは — 債権年齢表（滞留期間別残高一覧）の作り方と読み方にまとめています。

決めるのは3つ：いつ・誰の名義で・どの温度で

段階設計で決めるのは、次の3点です。

いつ：期日から何日目に送るか
誰の名義で：担当者名か、部署名か、責任者名か
どの温度で：情報提供なのか、依頼なのか、期限を切った通知なのか

このうち軽視されやすいのが2番目の「名義」です。同じ内容でも、担当者名から部門長名に変わるだけで、受け取る側の社内での扱いが変わります。文面の言葉づかいを荒くしなくても、差出人を変えることで温度は上げられます。関係を壊さずに段階を進めたい場合、まずここを使うのが現実的です。

温度の階段は、一段ずつ上げるのが原則です。1通目でいきなり法的措置に言及すると、その後に使える手が無くなります。

2. 4段階のタイムライン（一例）

以下は、月末締め翌月末払いのようなサイクルで運用する場合の一例です。日数は業界の商慣行や取引先との合意によって変わるため、自社の条件に合わせて調整してください。

段階	タイミング	呼び方	目的	差出人	温度
1	期日3日前	事前リマインド	事務処理の失念を防ぐ	担当者	情報提供
2	期日当日	期日のご案内	期日の告知・行き違いの予防	担当者	情報提供
3	+7日	支払状況の確認	相手側の状況把握	担当者＋残高確認書	確認
4	+30日	督促・最終通知	期限を切る／宛先を上げる／社内エスカレーション	責任者	通知

設計上のポイントは4つあります。

段階1を必ず置く。延滞のなかには、支払う意思はあるのに社内処理を失念しているケースがあります。期日前の一通で発生自体が減れば、督促そのものを書かずに済みます。
段階2と段階3を分ける。期日当日は「まだ延滞ではない」前提で告知にとどめ、1週間後に初めて「状況の確認」に進みます。ここを1段にまとめると温度が飛びます。
段階4の前に社内判断を挟む。長期の未収は、文面の巧拙で解決する領域を超えている場合があります。取引の停止や外部の専門家への相談を検討する分岐点として設計しておきます。
段階の数は増やしすぎない。上の4段階は、DueDeskが督促ドラフトを生成する区切り（期日3日前／期日当日／+7日／+30日）と同じです。+14日などの中間段階を挟む運用もありますが、段階が増えるほど「今日が何段階目か」の管理コストが上がります。まず4段階で回し、必要が出てから足すのが現実的です。

3. 段階別の文例

以下はすべて一例です。[ ] は差し替え箇所を示します。

段階1：期日3日前 — 催促ではなく確認

件名：［御請求のご案内］[請求番号] お支払期日（[日付]）のご確認

[取引先名] [担当者名] 様

いつもお世話になっております。[自社名] [担当者名] です。

[日付] 付でご請求しております下記の件につきまして、お支払期日が [日付] となっておりますのでご案内申し上げます。

・請求番号：[番号] ・ご請求金額：[金額] 円（税込）・お支払期日：[日付]

既にお手続きいただいている場合は、行き違いですのでご容赦ください。ご不明な点がございましたらお知らせください。

この段階では「督促」「未払い」という語を使いません。目的は相手の経理処理を助けることであり、責めることではないためです。

段階2：期日当日 — 本日が期日であることの連絡

件名：【本日が期日】お支払いのお願い（[請求番号]）

[取引先名] [担当者名] 様

お世話になっております。[自社名] [担当者名] です。

下記のご請求につきまして、本日が支払期日となっておりますのでご連絡いたします。

・請求番号：[番号] ／ご請求金額：[金額] 円／お支払期日：[日付]

お手続きがお済みの場合は、行き違いですので何卒ご容赦ください。ご不明な点や、お支払い予定日についてご連絡事項がございましたらお知らせください。

この段階はまだ延滞ではありません。したがって「入金の確認が取れておりません」とは書きません。当日の連絡は「期日の告知」であり、催促ではないためです。ここで相手に「返信できる選択肢」を渡しておく（不明点の照会／支払予定日の連絡）と、次の段階での返信ハードルが下がります。

なお、期日当日ではなく「期日翌営業日」に置く運用もあります。どちらでも構いませんが、自社で使うツールの送信タイミングと段階の定義を一致させておくことが重要です（ずれると「何段階目か」の判断が毎回手作業になります）。

段階3：+7日 — 残高の照合を依頼する

件名：お取引残高のご確認（[日付] 現在）

[取引先名] [担当者名] 様

お世話になっております。[自社名] [担当者名] です。

[日付] 現在の、貴社とのお取引残高を下記のとおりご案内いたします。

・未収合計：[金額] 円（うち期日超過：[金額] 円）・内訳：[請求番号／金額／期日] …

弊社の記録との相違、あるいは請求内容についてご確認事項がございましたら、お手数ですがご指摘ください。相違がない場合は、お支払い予定日をご教示いただけますでしょうか。

この段階から、1件の請求ではなく取引先単位の残高で話をします。複数の請求が溜まり始める時期であり、相手の経理も「どれが未処理か」を把握できていないことがあるためです。このように1社あたりの未収明細をまとめた書面は、一般に「取引先別ステートメント（残高確認書）」と呼ばれます。

なお、督促の前段として残高照合を挟むと、「請求書が届いていない」「金額に認識の相違がある」といった、督促では解決しない原因が先に判明することがあります。

段階4：+30日 — 期限を切る／宛先を上げる

30日を超えた時点で、担当者どうしのやりとりから組織対組織のやりとりに切り替えます。ここでは連絡を2通に分けて設計します（4-a：期限を切る／4-b：反応が無い場合の最終通知）。

4-a. 期限を切り、宛先を上げる

件名：【ご確認のお願い】お支払期日超過の件（[請求番号]）

[取引先名] ご担当部門御中（cc：[担当者名] 様）

[自社名] [部門名] [責任者名] でございます。

下記のご請求につきまして、お支払期日 [日付] を [日数] 日経過しておりますが、本日時点で入金の確認が取れておりません。

・未収合計：[金額] 円／最も古い期日：[日付]

恐れ入りますが、[日付] までにお支払い、または今後のお支払い予定について書面にてご回答いただけますようお願い申し上げます。

行き違いの際は何卒ご容赦ください。

この段階で初めて (1) 差出人を責任者にする (2) 宛先に部門を加える (3) 期限日を明示する の3つを使います。文面の語気を強めるよりも、この3点のほうが相手の社内で処理が動きやすい、という考え方があります。

4-b. 反応が無い場合の最終通知

件名：【重要】お支払いに関する最終のご連絡（[請求番号]）

[取引先名] 御中

[自社名] [責任者名] でございます。

下記の件につき、[日付]・[日付] にご連絡を差し上げておりますが、本日時点で入金およびご回答を確認できておりません。

・未収合計：[金額] 円／最も古い期日：[日付]（[日数] 日超過）

つきましては、[日付] までにお支払いまたはご回答をいただけない場合、誠に遺憾ながら、今後のお取引条件の見直しを含めて対応を検討せざるを得ません。

ご事情がある場合は、その旨をご連絡いただければ個別に相談させていただきます。

この段階に入ったら、文面の検討と並行して社内で判断すべきことがあります。 新規受注の停止、取引条件の見直し、そして外部の専門家への相談です。内容証明郵便の送付や法的手続きの要否、債権の時効に関する判断は、弁護士等の専門家の領域です。自己判断で手続きに踏み込まず、早い段階で相談先を決めておくことをおすすめします。本記事は文面設計の解説であり、法的な助言ではありません。

4. 文面を書くときの実務ルール

件名の設計 — 全段階に「督促」と書かない

件名は開封率だけでなく、相手の社内での扱われ方を決めます。段階1・2で「督促」と書くと、相手の担当者は上長に転送しづらくなり、かえって処理が止まることがあります。段階に応じて「［御請求のご案内］」→「【本日が期日】」→「ご確認」→「【重要】」と、記号と語を一段ずつ変えるのが扱いやすい設計です。

また、件名に請求番号を入れておくと、相手が過去のメールを検索できます。段階が進むほど「前の連絡が見つからない」が起きるため、全段階で統一しておきます。

本文に必ず入れる5項目

段階に関わらず、次の5項目は毎回入れます。

請求番号（または注文番号）
金額（税込／税抜を明記）
支払期日
現時点の状況（未確認である旨）
相手に取ってほしい行動（送金日の連絡、予定日の回答など）

5番目が抜けている督促メールは少なくありません。その場合、相手は「読んだが何もしない」という選択を取りやすくなります。

避けたい表現

断定的な非難（「お支払いいただけていません」と決めつける）。入金や請求側の処理漏れの可能性が残る限り、「確認が取れておりません」という事実の記述にとどめます。
感情語（「大変困っております」「非常に遺憾です」の多用）。段階4まで温存します。
曖昧な期限（「なるべく早く」「近日中に」）。段階4は日付で書きます。
段階を飛ばした示唆（1通目で法的措置に触れる）。手を先に使い切ることになります。

書いてはいけないこと — 法令上の線引き

ひとつ上の「避けたい表現」は伝わりやすさの話ですが、ここから先は書くと違法になり得る領域です。

前提として、自社の売掛金を自ら回収する行為そのものは、一般に弁護士法72条やサービサー法（債権管理回収業に関する特別措置法）の規制対象ではないと整理されています。貸金業法21条の取立て規制も、貸金業者およびその委託を受けた者に向けられたものです。ただし、正当な権利の行使であっても、その方法が社会通念上許容される範囲を超えれば、脅迫罪・恐喝罪や不法行為が問題になり得ます。段階を上げるときは、次の4つに触れないでください。

事実に基づかない不利益の示唆（「信用情報に登録されます」「ブラックリストに載ります」など）。取引上の売掛金の延滞が、そのまま信用情報機関に登録されるわけではありません。
実行する意思のない法的措置の予告（訴訟・差押え・刑事告訴を、その予定が無いのに書く）。
相手方本人以外への連絡の示唆（相手の取引先・親会社・従業員個人などに知らせる旨をほのめかす）。
深夜早朝の連絡や、繰り返しの架電・訪問の予告。

書いてよいのは、自社が実際に取り得る対応を、実際に取る意思がある範囲で述べることまでです。上の段階4-bを「今後のお取引条件の見直し」にとどめているのは、それが自社の裁量で実行でき、かつ将来の取引についての判断だからです。これより先へ踏み込む段階に来たときは、文面を自分で強くするのではなく、弁護士等の専門家にご相談ください（本記事は法的な助言ではありません）。

5. 誤送信（誤爆）を防ぐ — 入金済みに督促を送らないために

段階設計が整うほど、危険になるのが入金済みの取引先に督促を送ってしまう事故です。相手からの信頼という観点では、督促が遅れることよりも影響が大きい場合があります。

原因の多くは、入金消込のタイミングと督促の送信タイミングがずれていることにあります。銀行に着金しているが会計側で消し込まれていない、あるいは消し込まれているが督促リストが更新されていない、といったずれです。

最低限の対策は次の3点です。

督促を送る直前に、必ず最新の入金状況を反映させる
送信対象のリストを、送信前に目視で確認する
未収残高が0になった取引先を、対象から機械的に除外する

3番目は「気をつける」では続きません。人の注意力ではなく、残高0を機械的に落とす仕組みとして持つことが前提になります。消込フローの作り方と、誤送信が起きる箇所の詳細は入金消込（消し込み）とは — 「入金済みへの督促」を防ぐ実務フローで扱っています。

6. Shopifyでこの4段階を回すときの機能配置

Shopifyには、標準の通知設定、管理画面からの請求書の手動送信、Shopify Flow など、注文に対して個別に支払いを案内する仕組みがあります。段階1や段階2のような、注文単位・期日基準で機械的に送れる連絡は、この範囲で組めます。

ただし利用条件に注意が必要です。Shopifyのヘルプセンターは、Flowの「Send payment reminder（支払いリマインダーを送信）」アクションについて「支払いリマインダーと支払いスケジュールは Payment Terms へのアクセスを必要とし、それには Shopify Plus プランが必要」と記載しています（Shopify Help Center — Send payment reminder / 2026年8月18日確認）。契約プランやアカウントの状態によって使えるかどうかが変わるため、自社の管理画面で実際に設定できるかを一度確認してください。ここは変更が入りやすい領域なので、最新の記載はShopifyの公式ドキュメントをご確認ください。自動送信が使えない場合、段階1・段階2は請求書の手動送信や、上のような文面テンプレートを使った運用で回すことになります。

一方、段階3以降で必要になるのは、注文単位ではなく取引先単位の情報です。

この取引先の未収は合計いくらか
そのうち期日を超えているのはいくらか（何日超過か）
どの請求が、どの段階まで連絡済みか
直近の入金は反映済みか

この4点は、注文一覧の画面からは組み立てにくい情報です。取引先数が増えるほど、表計算に転記して集計する運用に移りがちで、そこから転記漏れ・更新漏れによる誤送信が生まれます。

DueDeskが担う範囲

DueDeskは、この部分を担うために作っているShopifyアプリです。掛け売り注文をもとに、次の情報を1画面に統合します。

総未収額／うち延滞額／未収のある取引先数
滞留区分別の残高（期日前・当日／1〜30日／31〜60日／61〜90日／90日超）
取引先別の未収残高（未収額・件数・最古の支払期日・延滞の有無）
取引先別ステートメント（1社あたりの未収明細をまとめた形）

督促については、期日3日前 → 期日当日 → 期日から7日後 → 期日から30日後の4段階でドラフトを自動生成し、送信前に文面をプレビューして、人が確認したうえで1通ずつ送る設計にしています（自動での一斉送信は行いません）。送信した段階は記録されるため、同じ注文の同じ段階を重ねて送ることはなく、次の段階に進むまで督促一覧に再掲されません。また、入金が確認された注文は督促の対象から自動的に外れます。これが上の第5章でいう「残高0を機械的に落とす仕組み」にあたります。

エイジングと取引先別ステートメントはCSVでダウンロードできます。なお、エイジングCSVは無料プランでも出力できますが、取引先別ステートメントの出力は有料プランの機能です。無料プランでは、取引先別残高の一覧に表示される取引先が上位3社までに制限されます（総未収額・延滞額などの集計そのものは全件が対象です）。督促メールの実送信も無料のお試し枠（既定で累計5通）の範囲に限られます。督促ドラフトのプレビュー自体は、プランを問わず確認できます。

つまり、本記事の段階1〜4のうち、DueDeskが受け持つのは**「今日が何段階目かを判断するための材料」と「送る直前の確認」**です。文面そのものと、段階4以降の社内判断は、事業者側で決める領域として残ります。

まとめ

督促メールで悩む時間の大半は、文章力ではなく設計の不在から生まれます。決めるべきは「いつ・誰の名義で・どの温度で」の3点で、それが決まれば文面は段階に紐づくテンプレートになります。

段階1（期日前）を置くと、督促そのものの発生が減る
温度は語気ではなく、差出人と期限の明示で上げる
全段階で請求番号・金額・期日・状況・依頼する行動の5項目を入れる
送信直前に入金状況を反映し、残高0を除外する
段階4に入ったら、文面と並行して社内判断と専門家への相談を検討する

まずは自社の4段階タイムラインを1枚に書き出し、各段階の件名だけでも先に決めてみてください。次に督促が必要になったとき、書き出しで手が止まらなくなります。

DueDeskについて

DueDeskは、ShopifyのB2B（掛け売り）注文について、未収残高・延滞・取引先別残高・エイジング・取引先別ステートメントを1画面に統合し、4段階の督促ドラフトをプレビューしてから送信できるようにするアプリです。Shopifyが入金を認識した注文は督促対象から自動的に除外されます（銀行振込などShopifyに記録されない入金は自動では検知できないため、督促一覧の「入金済みにする」で手動停止します）。

本記事の段階設計でいえば、「今日が何段階目か」を判断する材料の提示と、送信直前の確認を担う位置づけです。なお、DueDeskは会計ソフト・与信審査／信用調査サービス・債権回収代行・法律事務ではありません。督促の文面、取引条件の見直し、法的手続きの要否といった判断は、事業者様および弁護士等の専門家の領域です。

DueDeskはShopify向けのアプリとして現在開発中です。本記事の執筆時点では Shopify App Storeで公開されておらず、インストールしてご利用いただくことはできません。公開時期は未定です。

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